Home Office: dicas para trabalhar de casa

O trabalho remoto ainda é pouco difundido no Brasil. Porém, com a recomendação das autoridades de isolamento social para conter a propagação do coronavírus de forma acelerada nas cidades, muitas empresas estão adotando o home office, colocando seus funcionários, com funções que podem ser exercidas remotamente, para trabalhar de casa.

Para quem é novo na modalidade do trabalho remoto, confira algumas dicas para facilitar esse momento:

Alinhar a comunicação

A comunicação é essencial para o home office. No trabalho remoto, você deve combinar as regras e tarefas com seus chefes e equipe. Alinhe quais são as prioridades e discuta como as tarefas serão realizadas. Alinhe quais são as melhores formas de comunicação, como reuniões serão agendadas e quais entregas são esperadas de todos e como elas serão feitas.

Como muitas empresas não têm a cultura do trabalho remoto, há um temor de que os funcionários vão ficar em casa relaxando, sem produzir como se estivessem no escritório. Seja qual for o seu trabalho, verifique se há maneiras de fornecer um acompanhamento transparente de seus projetos.

Desta forma, você economiza tempo, energia e carga mental dos colegas e fica mais tranquilo(a) para se concentrar no que está fazendo sem ficar pensando que alguém pode achar que você não está trabalhando.

Responsabilidade e confiança

Como mencionado no tópico anterior, o home office é um desafio de confiança. Muitas empresas acreditam que o funcionário vai aproveitar o período em casa para descansa e não vai focar no trabalho. Porém, ele funciona sim, e muito bem. Mas para isso, requer dedicação mútua, requer confiança dos chefes e entrega e responsabilidade dos colaboradores. É preciso manter o compromisso e a disciplina para garantir as entregas nos prazos estipulados por parte dos funcionários e do lado dos gestores, tranquilidade e confiança na equipe montada por eles e a disponibilidade para apoiá-la no que for necessário durante tempos tão incertos.

Crie uma rotina

Produtividade, saúde física e mental, equilíbrio essas nossas buscas constantes. E todas elas têm algo em comum: estão intimamente ligadas à rotina. A rotina mais eficiente para você, não é necessariamente a mais óbvia, a tradicional ou a convencionalmente mais aceita pela sociedade. Descubra qual a ideal para você durante o período de home office e aplique-a. Afinal, nem todo mundo é igual e que as pessoas podem ‘funcionar’ de maneira diferentes.

Lembre-se também que uma boa rotina não envolve apenas trabalho, mas cuidados com o corpo, com a mente, lazer e vida social, mesmo que isso tenha que acontecer de forma adaptada durante a quarentena.

Procure fazer exercícios de manhã, pela noite, ou no intervalo de almoço, medite, tenha um horário para estudos, ligue para os familiares e amigos, leia, assista a filmes e séries. Tudo isso te ajuda a manter o equilíbrio nestes momentos.

Evite as distrações

Assim como trabalho in loco, home office necessita atenção. Televisão, colegas de quarto, marido, esposa, videogame, animais de estimação, comida são algumas das distrações mais tentadoras para quem trabalha de casa. Se você quiser aumentar a produtividade, evite-as. Vá para algum lugar onde você não se distraia com o ambiente, defina horários de almoço e cafezinho e combine com as outras pessoas que moram na casa que você precisa reservar blocos de horas para se concentrar no trabalho.

Tem crianças em casa?

É muito fácil pedir para se evitar distrações quando não se tem filhos. Com o fechamento de escolas em vários Estados do Brasil, muitos pais não têm com quem deixar as crianças e devem trabalhar de casa com a presença dos filhos. E todos sabemos, entreter e cuidar de crianças já não é uma tarefa fácil, fazer tudo isso enquanto trabalha menos ainda. Mas calma, não se desespere. Dependendo da idade dos seus pequenos, você pode tirar o pó daqueles quebra-cabeças antigos e livros que estavam na estante para incentivar que as crianças consigam se entreter sozinhos por um tempo. Se houver bebês na casa, revezes os cuidados caso seja possível, ou aproveite os momentos de sono ou tranquilidade do pequeno para produzir.

Além disso, seja flexível e realista em relação à quantidade de atenção ao trabalho que você vai conseguir dar enquanto estiver cuidando das crianças e alinhe as expectativas com as lideranças da empresa. Lembre-se que este é um momento inédito e nem sempre vai ser possível atender a todas as expectativas do trabalho.

Tenha um ambiente adequado

Ficar com o laptop no sofá ou na cama é uma receita infalível para dor nas costas no futuro. Se possível, arrume um lugar tranquilo da casa para transformar em seu escritório. Tente configurar seu espaço de trabalho em uma sala bem iluminada ou com o máximo de luz natural possível. Cuide para que tenha mesa e cadeira confortáveis e uma boa ergonomia para trabalhar.

Ferramentas

Whatsapp: Principal ferramenta de comunicação, serve para mensagens urgentes, cobranças etc. Os áudios são ótimos para troca de ideias mais diretas e acabam economizando tempo na hora de explicar pensamentos. Uma boa forma de usá-lo no trabalho é usando o Whatsapp Web. Assim você não precisa ficar olhando o celular toda hora, se distraindo com algum outro app. O problema é que o grande fluxo de mensagens e informações que circulam ali e muita coisa pode se perder. Por isso, na hora de passar alguma demanda, faça isso também por e-mail.

E-mail: O e-mail e o canal mais confiável de comunicação. Isso porque ali tudo fica registrado, organizado e pode ser facilmente buscado em caso de necessidade. As threads e conversas que acontecem ali são um importante histórico do trabalho que está sendo feito e servem como um registro precioso em caso de dúvidas e questionamentos futuros.

Videoconferências: ou as ‘calls’, como muita gente costuma chamar, são essenciais para o trabalho remoto. Basta que todos tenham um bom sinal de internet. O isolamento deve ser apenas físico, virtualmente ele não deve acontecer. Elas servem para reuniões de equipe de alinhamento, pauta etc. Mas também para manter a proximidade dos outros seres humanos. Algumas ferramentas são: Skype, Hangout, Zoom e Instagram.

Google Drive: o Google Drive tem sido nosso grande aliado no trabalho remoto. São várias as ferramentas oferecidas gratuitamente pela plataforma pode ajudar, e muito, na gestão e no fluxo de entregas. Documentos, PDFs e planilhas podem ser criados e editados coletivamente pelo Google Drive, o Google Agenda ajuda com a organização de atividades e todas as suas possibilidades de notificações e lembretes. Além disso, a ferramenta é uma excelente opção de nuvem para o compartilhamento de arquivos.

Nuvens: além do Google Drive, temos o Dropbox, OneDrive, iCloud. São muitas as nuvens disponíveis hoje no mercado, gratuitas ou não (isso pode variar muito com a sua demanda de espaço e ‘peso’ dos arquivos compartilhados). Elas servem para facilitar, agilizar e permitir a troca de arquivos e materiais mais pesados que não pode ser compartilhados por e-mail.